会社の所在地や代表者、役員などの情報は、登記事項証明書によって確認することができます。特に「履歴事項全部証明書」を取得すれば、過去の変更履歴も含めて確認できるため、法人の実態や信頼性を把握するうえで役立ちます。本記事では、履歴事項証明書の種類や取得方法、過去の履歴を確認したい場合の手続きについて解説します。
履歴事項証明書とは？
会社の情報を確認するには、「現在事項全部証明書」や「履歴事項全部証明書」があります。
「現在事項全部証明書」は、会社の現在の情報を証明する際に使用します。たとえば、代表者資格を証明する書類として提出する場合に適しています。
一方で、「履歴事項全部証明書」は、現在の情報に加えて、過去約3年間の変更履歴も記載されているため、情報量が多く汎用性があります。会社の実態や信頼性、経営状況を証明するために、様々な手続きで使用され、たとえば、以下のようなケースが考えられます。
履歴事項全部証明書が使われる主なケース
・法人設立後、税務署に届出をするとき
・法人の登記内容を変更するとき
・労働保険や社会保険に加入するとき
・法人名義で契約を締結するとき
・許認可申請をするとき
・助成金、補助金を申請するとき
・金融機関で法人口座を開設するとき
・融資の申込みをするとき
登記事項証明書の取得方法
会社の登録事項証明書は、窓口での交付請求のほか、郵送による交付請求やオンラインによる交付請求が可能です。オンラインで請求した証明書は、自宅や会社等への郵送のほか、最寄りの登記所や法務局証明サービスセンターで受け取ることができます。
また、登記所の窓口に証明書発行請求機が設置されている場合には、これを操作することにより、登記事項証明書等交付申請書を作成することができ、この場合には、登記事項証明書等交付申請書を記載する必要はありません。
会社の登記事項証明書は、商業・法人登記情報交換システムにより、最寄りの登記所から他の登記所管轄の会社・法人のものを取得することもできます。
登記・供託オンライン申請システム
会社の登記事項証明書を取得する場合、オンラインで交付請求をすることができます。
オンラインで請求した登記事項証明書は、指定した住所に郵送されます。急いでいる場合は、指定した登記所等での窓口受取も可能です。
手続にかかる所有時間は10分程度ですので、便利に利用できます。
登記・供託オンライン申請システム
https://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp/index.html
登記ねっと 供託ねっと
過去の記録を確認したいときは－閉鎖事項証明書
履歴事項全部証明書には、会社に関する様々な情報が記載されていますが、本店の所在地など下線が引かれて抹消された記録などは、約３年が経過すると閉鎖されて最新の履歴事項全部証明書には記載されなくなります。
ところが、過去の本店移転の記録など、最新の履歴事項全部証明書には記載されなくなった登記記録を確認が必要となることがあります。
このような場合には、閉鎖された登記事項が記載された閉鎖事項証明書を取得することで確認することができます。閉鎖事項証明書も、履歴事項全部証明書などと同じようにどこの法務局でも取得することができます。但し、コンピュータ化される前の記録を確認する必要がある場合には、紙で保管されているため、会社の管轄の法務局に保管されています。なお、本店移転によって法務局の管轄が変わった場合には、本店移転前の紙の記録は本店移転前の管轄の法務局に保管されています。必要な閉鎖事項全部証明書がコンピュータ化される前の記録で、法務局が遠方の場合には、郵送での請求も可能です。
閉鎖記録事項の保管期間について
閉鎖された登記事項にも保管期間があります。そのため、どんなに古い情報も確認できるとは限りません。閉鎖された登記記録の保存期間は閉鎖した日から20年間とされていますので、20年以上経過した記録は確認できないこともありますので注意が必要です。古い記録が必要な場合には、事前に法務局に確認したうえで、訪問するとよいでしょう。
まとめ
法人の情報を確認するには、「現在事項全部証明書」と「履歴事項全部証明書」の使い分けが重要です。また、過去の情報を調べたい場合には、閉鎖事項証明書の取得が必要になることもあります。
たとえば、車の名義変更などで、車検証の住所と法人の印鑑証明書の住所が一致しない場合、履歴事項全部証明書や閉鎖事項証明書で住所履歴を確認することが必要になります。
ただし、閉鎖記録は保存期間（20年）があるため、古い記録が確認できない場合もあります。目的に応じてどの証明書を請求すべきかを整理してから、最寄りの法務局やオンラインシステムを活用するとスムーズです。
